Öffentliche Verwaltungsarbeit 4.0

Vergangene Woche hatte ich beim 10. Bayerischen IT-Symposium, organisiert von der Firma Computacenter, die Gelegenheit, in einem Analystenvortrag meine Sicht auf die „Öffentliche Verwaltungsarbeit im digitalen Wandel“ darzustellen. Die wichtigsten Aspekte meines Vortrags möchte ich an dieser Stelle noch einmal ausführen.

Personalengpässe entpuppen sich als ernsthaftes Hemmnis der Digitalisierung

Für die Verwaltungsmodernisierung ist in Deutschland in den vergangenen Jahren eine Vielzahl an Strategien und Initiativen gestartet worden. Aber noch immer geht die Umsetzung in vielen Bereichen eher schleppend voran. Grundsatzdiskussionen rund um föderale Zuständigkeiten, gesetzliche Vorgaben, IT-Sicherheitsbedenken und Budgets zählen hierbei zu den wichtigsten Hemmnissen.

Zudem fällt die Verwaltungsdigitalisierung in eine Zeit akuter Personalengpässe. Die Aussichten der Personalgewinnung in den fachlichen Abteilungen, ganz besonders aber im IT-Bereich, werden heute von Referatsleitern, Behördenleitern und anderen Vertretern der öffentlichen Verwaltung in unseren Gesprächen mit ihnen äußerst kritisch bewertet. Gründe hierfür sind insbesondere der demografische Wandel, aber auch die aus der Perspektive IT-affiner Studienabgänger vergleichsweise niedrige Attraktivität der Arbeitsumgebungen. In der Folge muss die Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung mit immer weniger und im Durchschnitt immer älteren Mitarbeitern gestemmt werden.

Zitat Jahresbericht 2017 Nationaler Normenkontrollrat

 

Der digitale Arbeitsplatz birgt große Chancen, ...

Die Digitalisierung könnte genau für dieses geschilderte Problem eine Lösung bereithalten, und zwar durch effizientere Verwaltungsabläufe einerseits und attraktivere Arbeitsumgebungen für die Mitarbeiter andererseits.

So ließen sich durch geeignete IT-Lösungen Routinearbeiten automatisieren* und mobiles Arbeiten adäquater unterstützen. Verwaltungsmitarbeiter könnten sich so auf die wirklich wichtigen Aufgaben fokussieren sowie Privat- und Berufsleben besser miteinander vereinbaren** – ein gewichtiges Argument bei der Gewinnung junger Mitarbeiter. Schlussendlich würden auch die Bürger profitieren, denen bessere Bürgerdienste zuteilwerden.

... erfordert aber einen Kulturwandel!

Doch bis dahin scheint es noch ein weiter Weg zu sein. Vom Arbeiten 4.0 sind die meisten Amtsstuben in der Realität noch ein gutes Stück entfernt. Stattdessen bestimmen hier zumeist noch Hierarchiedenken, Insellösungen und Inflexibilität die Arbeitswelt. Auch Ad-hoc-Investitionen in neue Geräte für die Mitarbeiter werden hieran wenig ändern.

Um zeitgemäße Arbeitsumgebungen zu schaffen, bedarf es einer tiefgreifenden technischen und organisatorischen Transformation. Diese umfasst:

  • die gezielte Anpassung und Neugestaltung von Verwaltungsabläufen und Zuständigkeiten an die digitale Welt,
  • individuell zuschneidbare IT-Umgebungen,
  • Optionen zur Flexibilisierung von Arbeitszeit und Arbeitsort, inklusive dem ortsunabhängigen Zugriff auf Daten und Dokumente, sowie
  • das Leben neuer Führungsmodelle, die auf Mitwirkung, Eigeninitiative, Interaktion, Teamarbeit, Transparenz, Augenhöhe und Fehlertoleranz basieren.

Die Planung und Umsetzung solcher Maßnahmen setzt aber zuvorderst ein Umdenken bei den politischen und behördlichen Entscheidern voraus. Die Digitalisierung sollte von ihnen nicht länger als böses Wetterleuchten am Horizont wahrgenommen, sondern vielmehr als Chance zur Neugestaltung und Optimierung von Arbeitsumgebungen und letztlich von Bürgerservices gesehen werden.

Kurzum: Die öffentliche Verwaltung muss nicht mehr und nicht weniger als einen Kulturwandel vollziehen!

Balanceakt Arbeitsplatzmodernisierung

Selbstverständlich ist und bleibt die Modernisierung des Verwaltungsarbeitsplatzes ein Balanceakt. Auf der einen Seite sind die Verantwortlichen gefordert, Mitarbeiterzufriedenheit und Bürgerservice zu verbessern, flexible und dynamische IT-Lösungen bereitzustellen sowie deren Nutzerfreundlichkeit zu erhöhen. Auf der anderen Seite sollten trotz zunehmender Technologievielfalt die Budgets nicht explodieren sowie gesetzliche Vorgaben eingehalten und IT-Sicherheit gewährleistet werden.

Um diesen Spagat zu meistern, muss der Verwaltungsarbeitsplatz der Zukunft als ganzheitliches Design- und Service-Konzept realisiert und müssen bei Bereitstellung, Management und Support der Technologien neue Wege eingeschlagen werden. Die öffentlichen Verwaltungen sollten ernsthaft prüfen, ob sie diese Aufgabe allein stemmen können und wollen. Die Option einer Auslagerung von Management und Transformation der Arbeitsumgebungen an spezialisierte IT-Dienstleister, die mit den Abläufen und Anforderungen der öffentlichen Verwaltung vertraut sind, sollte ernsthaft geprüft werden.

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* Eine aktuelle PAC-Studie in Zusammenarbeit mit Hays und der Gesellschaft für Wissensmanagement zeigt, dass Wissensarbeiter branchenübergreifend heutzutage mehr als ein Drittel ihrer Arbeitszeit für Routineaufgaben aufwenden. Mithin zeigt sich in der Automatisierung dieser Tätigkeiten ein hohes Potenzial für Effizienzgewinne und Stressabbau bei den Mitarbeitern.

** Der aktuelle PAC Market InBrief „Employee Experience in the Focus: Digital Workspace from a Change Perspective“ (in englischer Sprache) gibt vertiefende Einblicke zum Thema Arbeitsplatzdigitalisierung und wie die Mitarbeiterzufriedenheit dabei mehr und mehr in den Fokus rückt (und rücken muss).